Vom Angebot zur Rechnung – oder: der tägliche Wahnsinn
… wenn Sie Ihre Angebote und Rechnungen mit Excel und Word schreiben.
Ein kleines Beispiel, wie es heute in vielen Unternehmen noch praktiziert wird.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Sie führen in Excel eine Tabelle mit den Rechnungsnummern, streichen, wenn Sie ein neues Angebot oder eine Rechnung schreiben, die entsprechende Nummer aus.
Das Angebot oder die Rechnung schreiben Sie mit der Vorlage aus Word, tippen jedes Mal Ihre Artikel ein und passen jedes Mal aufs Neue Ihre Angebote oder Rechnungen an. Ihre Kundendaten haben Sie vielleicht auch in Excel gespeichert, aber eine echte Auswertung oder Zahlungsüberwachung ist nicht wirklich möglich.
Es geht auch anders und zwar kostengünstig
Vom Angebot zur Rechnung mit Lexware Faktura und Auftrag, einem Programm, das in der Erstversion keine 100 Euro Brutto kostet.
Kundenverwaltung, Artikelverwaltung und das Einbinden des eigenen Briefpapiers oder Unternehmenslogos in Ihre Formulare stellt kein Problem dar. Führen Sie Ihre erstellten Angebote weiter bis zur Rechnung und „verbuchen“ Sie Ihre Zahlungseingänge im entsprechenden Programmpunkt.
Mit diesem günstigen Programm behalten Sie den Überblick über offene Rechnungen, können die säumigen Kunden bequem aus dem Programm heraus mahnen.
Und Ihre Kunden? Einmal erfasst, stehen Ihnen alle relevanten Daten zur Verfügung.
Sie haben schon einmal ein gleichwertiges Angebot für einen anderen Kunden erstellt? Dann duplizieren Sie dieses Angebot oder die Rechnung und ändern Sie nur den Kunden.
Der Kunde wünscht eine Auftragsbestätigung oder einen Lieferschein? Kein Problem, führen Sie das Angebot einfach in die gewünschte Auftragsart weiter.
Und die Angebots- und Rechnungsnummern? Sie werden automatisch vom Programm fortlaufend vergeben, eine doppelte Rechnungsnummer gehört der Vergangenheit an.